RESUELTAS LAS DUDAS SOBRE LA LEGALIZACIÓN TELEMÁTICA DE LOS LIBROS EMPRESARIALES

La obligación de legalizar telemáticamente todos los libros empresariales ha quedado finalmente determinada meses después de su publicación y tras la resolución de un elevado número de dudas.
En efecto, el artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización establecía la obligación de legalizar telemáticamente los libros que “obligatoriamente deben llevar los empresarios”. Sin embargo, no establecía pautas concretas de cómo hacerlo, ni de como conjugar dicha obligación con otras ya existentes. Es por eso que la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN) emitió una Instrucción, publicada en el BOE el pasado 16 de febrero de 2015, en la cual se especificaba que la obligación afectaba a todos los libros que deben llevar los empresarios (es decir, no solo a los derivados directamente de la contabilidad social, sino también a otros libros de carácter mercantil como los libros de actas, de socios, de contratos con el socio único, etc.) y concretaba el plazo: se debería hacer dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social, para todos aquellos ejercicios iniciados después del 29 de septiembre de 2013.
En la práctica, y según esta instrucción de mediados de febrero de 2015, además de los libros contables, habría que legalizar telemáticamente libros como el libro de actas o de socios  relativos al año 2014, durante los dos meses y medio siguientes, lo que constituía un plazo reducido, teniendo en cuenta la novedad de la norma y las numerosas dudas que seguían existiendo en la aplicación práctica de la obligación, especialmente las derivadas de la confidencialidad del contenido de los libros a legalizar, en ocasiones, y por su propia naturaleza, secreto y confidencial. En consecuencia, la Sala de lo Contencioso del Tribunal Superior de Justicia de Madrid, en un auto de 27 de abril de 2015 (es decir, 3 días antes de la finalización del plazo), decidió suspender, temporalmente, la aplicación de la Instrucción de la DGRN y, subsiguientemente, de la nueva obligación de legalizar telemáticamente todos los libros que deben llevar los empresarios, hasta que se despejasen todas las dudas que rodeaban a este tema. Esta obligación pasó a ser entonces, hasta nuevo aviso, voluntaria, pudiendo los empresarios legalizar dichos libros telemáticamente conforme a la nueva legislación si querían, pero sin consecuencia si lo hacían mediante el sistema antiguo.
 
 

Las principales incertidumbres se han resuelto con la Instrucción de 1 de julio de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado

Las principales incertidumbres se han resuelto con la Instrucción de 1 de julio de 2015, de la DGRN, ya que:
• Establece como responsabilidad del registrador el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la vigente legislación sobre protección de datos, que estará obligado al borrado inmediato del contenido de los libros una vez se haya expedido la certificación de legalización.
• Señala que el empresario deberá conservar un soporte informático de idéntico contenido y formato que los ficheros correspondientes a los libros presentados a legalización.
• Informa de que el empresario podrá no remitir en abierto los ficheros de todos o algunos de los libros susceptibles de legalización, encriptando el contenido mediante algoritmos, ya sea directamente o mediante entidades que ofrezcan dicho servicio. 
• Determina que los libros legalizados en blanco con asientos de un ejercicio iniciado entre el 29 de septiembre de 2013 y el 31 de diciembre de 2014 que no fueran trasladados a un formato electrónico, no precisan ser presentados de nuevo a legalización. 
En definitiva, con esta nueva instrucción se pone fin a muchas de las dudas existentes en la aplicación de la nueva obligación, regulando la confidencialidad del contenido de los libros a legalizar y estableciendo un periodo transitorio en el que conviven tanto el sistema antiguo de legalización como el nuevo, sistema nuevo que ya será de obligatoria observancia (es decir, legalización telemática obligatoria de los libros contables, de actas, de socios, contratos con el socio único, etc.) para los asientos de ejercicios iniciados a partir del 1 de enero de 2015 (y que se tendrían que legalizar, por lo tanto, antes del 30 de abril de 2016).